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FAQ

Anleitungen zum Windows-Client von amagno

Installationsguide

Installation des Clients

  1. Laden Sie den Client der cloud-akte unter dem Link http://mein.cloud-steuerberater.de/client herunter und starten sie die Installation des Clients
  2. Wählen Sie Ihre Installationssprache aus:
    Installation des Clients
  3. Folgen Sie den Installationsanweisungen:
    Installation des Clients
  4. Stimmen Sie den Lizenzvereinbarungen zu:
    Installation des Clients
  5. Ändern Sie gegebenenfalls das Installationsverzeichnis
    Installation des Clients
  6. Schließen Sie die Installation ab
    Installation des Clients
  7. Nach Abschluss der Installation startet der Client automatisch.

Einrichtung des Clients

  1. Nachdem der Client automatisch gestartet wurde, richten Sie unsere cloud-akte ein
    Einrichtung des Clients
  2. Wählen Sie „amagno Server manuell hinzufügen (+)“
    Einrichtung des Clients
  3. Geben Sie als Bezeichnung cloud-steuerberater.de ein, fügen Sie die Serveradresse hinzu und bestätigen Sie die Eingabe
    Einrichtung des Clients
  4. Bestätigen Sie mit OK
    Einrichtung des Clients
  5. Registrieren Sie sich in unserer cloud-akte
    Einrichtung des Clients
  6. Vervollständigen Sie Ihre Daten und schließen den Vorgang mit „Registrieren“ ab
    Einrichtung des Clients
  7. Melden Sie sich in unserer Cloud Akte an
    Einrichtung des Clients
  8. Der Registrierungsvorgang ist nun abgeschlossen und Sie können unsere cloud-akte nutzen.
    Der Mobile Web-Client ist über Ihren Internetbrowser über folgenden Link erreichbar: mein.cloud-steuerberater.de

Datei-Import

FAQ – Wie importiere ich Dokumente in die Cloud-Akte?

Inhalt

  1. Druck über den virtuellen amagno-Drucker
  2. Import / Scan aus amagno
  3. Ablage Ihrer Dokumente über das Dateisystem
  4. Emails
    1. Empfangene Emails können Sie über Ihren Email-Client in amagno archivieren.
    2. Einreichung Ihrer Belege per Email
    3. Verschlüsselte Email über die bereitgestellte E-Mail-Plattform Mailcrypt
  5. Mobile Explorer / Web Client
  6. Partnerschaft KruseScan
  7. Wichtige Hinweise

Nachfolgend stellen wir Ihnen einige Möglichkeiten dar, wie Sie Dokumente in die Cloud-Akte importieren können.

1. Druck über den virtuellen amagno-Drucker

Mit der Installation des Windows-Clients wird ein virtueller Drucker auf Ihrem Computersystem installiert. Den amagno-Drucker können Sie nutzen um z.B. Rechnungskopien Ihrer per Post oder per Email zu versendender Rechnungsausgänge direkt in der Cloud-Akte abzulegen.

  • Wählen Sie die Gruppe (Ordner) in dem Sie die zu druckenden Dokumente speichern möchten und vergeben Sie einen Dateinamen
  • Sie können dabei zwischen den beiden Dateiformaten PDF/A oder TIFF wählen. Wir empfehlen hier die Ablage als .pdf.
  • Wenn Sie einen Papierausdruck des Dokuments wünschen, wählen Sie den Drucker, über den der Druck erfolgen soll, aus
  • Wenn Sie Ihr Dokument als Email-Dateianhang versenden möchten, können Sie diese Option ebenfalls auswählen

FAQ – Wie importiere ich Dokumente in die Cloud-Akte?

2. Import / Scan aus amagno

amagno bietet Ihnen die Möglichkeit über die Schaltfläche „Neu“ Inhalte direkt a) aus dem Dateisystem zu importieren oder b) mit an Ihrem System angeschlossenen Scannern in die gewünschte Gruppe zu scannen.

FAQ – Wie importiere ich Dokumente in die Cloud-Akte?

FAQ – Wie importiere ich Dokumente in die Cloud-Akte?

FAQ – Wie importiere ich Dokumente in die Cloud-Akte?

3. Ablage Ihrer Dokumente über das Dateisystem

Der amagno-Client legt in Ihrem Dateisystem unter C:\Users\%user%\Documents\amagno („Eigene Dokumente/amagno“) Ordner mit dem Namen der Gruppen den Sie angehören an.
Dateien, die Sie nicht als PDF/A oder TIFF speichern möchten und in ihrem Originalformat z.B. .docx zur weiteren Bearbeitung einspielen möchten, können Sie in Ihren Anwendungen durch “Speichern unter“ in der gewünschten Gruppe speichern. Das Originalformat bleibt in diesem Fall erhalten.

FAQ – Wie importiere ich Dokumente in die Cloud-Akte?

4. Emails

a. Empfangene Emails können Sie über Ihren Email-Client in amagno archivieren.

FAQ – Wie importiere ich Dokumente in die Cloud-Akte?

Die Konfiguration nehmen Sie in amagno über Ihr amagno-Nutzerprofil vor

FAQ – Wie importiere ich Dokumente in die Cloud-Akte?

b. Einreichung Ihrer Belege per Email

Gerne können Sie uns Ihre Belege auch per Email zukommen lassen. Um eine eindeutige Zuordnung vornehmen zu können, erhält jeder Mandant einen eigenen Posteingang in unserem System. Bitte nutzen Sie hierfür bitte ausschließlich die Ihnen mitgeteilte Emailadresse.
Bitte beachten Sie, dass der versandt Ihrer Email gegebenenfalls unverschlüsselt stattfindet und damit grundsätzlich keine Datensicherheit gewährleistet ist.

c. Verschlüsselte Email über die bereitgestellte E-Mail-Plattform Mailcrypt

Um Ihnen ein Höchstmaß an Sicherheit bieten zu können, haben wir eigens zur Belegeinreichung eine E-Mail-Plattform bereitgestellt, die sowohl die eingehenden als auch unsere ausgehenden E-Mails an Sie verschlüsselt. Damit haben auch Sie die Möglichkeit ohne weitere eigene Installationen verschlüsselte E-Mails an uns zu versenden.

Unser Erstkontakt mit Ihnen, findet in jedem Fall über eine verschlüsselte Email statt.
Hierzu erhalten Sie von uns eine Initiations-E-Mail.

Verschlüsselte Email über die bereitgestellte E-Mail-Plattform Mailcrypt

Laden Sie die beigefügte Website herunter.

Verschlüsselte Email über die bereitgestellte E-Mail-Plattform Mailcrypt

Öffnen Sie die Website in Ihrem Internet-Browser

Verschlüsselte Email über die bereitgestellte E-Mail-Plattform Mailcrypt

Ändern Sie gegebenenfalls die gewünschte Sprache und bestätigen Sie die Weiterleitung auf unsere E-Mail-Plattform mit OK

Verschlüsselte Email über die bereitgestellte E-Mail-Plattform Mailcrypt

Geben Sie die zur Registrierung erforderlichen Daten ein. Ihre E-Mail-Adresse wird automatisch vorbelegt. Geben Sie Ihr Passwort ein und vervollständigen die Sicherheitsabfrage samt Antwort für die Rücksetzung Ihres Passworts. Die Hinterlegung einer Telefonnummer ist optional und wird benötigt um ein Passwort zurückzusetzen. Das Initialisierungspasswort zur erstmaligen Registrierung wird Ihnen telefonisch von uns mittgeteilt.

Nach Abschluss der Registrierung können Sie das Passwort in ein dauerhaftes individuelles Passwort ändern.

Bitte beachten Sie, dass die Rücksetzung des Passworts eine Telefonnummer erfordert, um Ihnen ein neues Initialisierungspasswort mitteilen zu können.

Verschlüsselte Email über die bereitgestellte E-Mail-Plattform Mailcrypt

Unsere Email an Sie wird automatisch geöffnet. Sie können diese nun beantworten oder eine eigene Email schreiben.

Verschlüsselte Email über die bereitgestellte E-Mail-Plattform Mailcrypt

Im Anschluss können Sie Ihre Belegeinreichung jederzeit über unsere E-Mail-Plattform vornehmen.

Loggen Sie sich wie vorher beschrieben ein und wählen „E-Mail schreiben“.

Hängen Sie die zu übertragenden Dokumente als Dateianhänge an Ihre E-Mail an.

Um eine eindeutige Zuordnung vornehmen zu können, erhält jeder Mandant einen eigenen Posteingang in unserem System. Bitte nutzen Sie zur Dokumenteneinreichung ausschließlich die Ihnen mitgeteilte Emailadresse.

Verschlüsselte Email über die bereitgestellte E-Mail-Plattform Mailcrypt

Die Emailanwendung erreichen Sie dauerhaft unter https://mailcrypt.cloud-steuerberater.de/web.app

5. Mobile Explorer / Web Client

Für den mobilen Zugang über Handy, Smartphone oder Tablet erreichen Sie uns Sie über Ihren Internetbrowser: https://mein.cloud-steuerberater.de

Wechseln Sie im Mobile Explorer in die Gruppe in der Sie das Dokument einfügen wollen und nutzen Sie die Schaltfläche „Klicken oder via Drag and Drop Datei übertragen“.

FAQ – Wie importiere ich Dokumente in die Cloud-Akte?

6. Partnerschaft KruseScan

Unser Netzwerkpartner KruseScan unterbreitet Ihnen gerne ein Angebot für die Digitalisierung aller notwendigen Unterlagen und Belege

7. Wichtige Hinweise

Bitte achten Sie bei der Einreichung Ihrer Unterlagen darauf, dass sich jeweils nur ein Dokument in einer Datei befindet.

Hierzu stellen wir Ihnen unter Downloads bzw. (https://mein.cloud-steuerberater.de/pdjva6) einen Barcodesheet zur Trennung Ihrer Scans bereit. Diesen Barcodesheet können Sie ausdrucken (auch mehrfach) und beim Scannen zwischen Ihre einzelnen Rechnungen legen. Speichern Sie anschließend die erstellte Datei in dem Ordner C:\Users\%user%\Documents\amagno\_scanimport_ („Eigene Dokumente\amagno\_scanimport_“),siehe Abbildung unter 3.

Die dort gespeicherte Datei können Sie in der gewünschten Gruppe unter -> „Neu“ -> „Scan“ -> „Scanimport aus Ordner“ importieren, siehe Abbildungen unter 2.

Das System wird nach dem Import die Datei automatisch nach jedem gescannten Barcodesheet trennen und die ursprünglichen Belege in jeweils einer Datei speichern.

 

Glossar

Angebot (Honorarrechner)

Sie gehen mit der Anfrage über unsere Honorarrechner nach einem Angebot keine rechtliche Verpflichtung uns gegenüber ein. Wir prüfen das Angebot, bessern ggf. auf Grund Ihrer Angaben und unter Berücksichtigung der Steuerberatervergütungsverordnung nach und senden Ihnen ein verbindliches Angebot nebst Steuerberatungsvertrag zurück. Erst wenn diese Unterlagen unterschrieben bei uns vorliegen und wir es Ihnen per rechtsverbindlicher Unterschrift bestätigen kommt ein Vertragsverhältnis zustande.

Archivierung

Aufbewahrungsfristen

Unternehmen sind in der Praxis von verschiedensten nationalen und internationalen rechtlichen Anforderungen geprägt.

Grundlage für viele dieser Anforderungen sind Aufbewahrungsfristen, in denen bestimmte Inhalte über einen festgeschriebenen längeren Zeitraum aufzubewahren sind. Während dieser Zeit der sogenannten Archivierung dürfen diese Dateien nicht geändert oder gelöscht werden.

Die Aufbewahrungsfristen sind u.a. in § 257 Absatz 4 HGB, § 147 AO und § 14b UStG geregelt.

  • 10 Jahre
    Bücher, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen, Lageberichte
  • 6 Jahre
    Handelsbriefe (ohne Eingangs- und Ausgangsrechnungen), Geschäftsbriefe, E-Mails und andere digitale Dokumente
  • 2 Jahre
    Rechnungen von Unternehmern für grundstücksbezogene Leistungen durch die Leistungsempfänger

Da sich gesetzliche Grundlagen stetig ändern sollten Sie sich hierzu bei intern sehr knapp umgesetzten Aufbewahrungsfristen jährlich neu informieren.

Die Cloud-Steuerberater bieten Ihnen mit der technischen Lösung ein System an, welches individuelle Aufbewahrungs-Szenarien umsetzen kann. Sie haben zudem Möglichkeiten Manipulationen an Ihren Dokumenten aufzudecken und das Löschen von Dokumenten gänzlich zu verhindern.

Client

Der Client ist einfach zu bedienen. Sie legen den Client in die Taskleiste über das X-Symbol rechts oben. Ein Doppelklick bringt den Client wieder als Anwendung in den Vordergrund. Neben Ihrem Profilbild links oben können Sie den Status für die Anzeige bei Ihren Kontakten ändern (z.B. auf „Beschäftigt“). Dieses funktioniert auch über die rechte Maustaste auf das Symbol in der Taskleiste.

Erst über den Status „Abmelden“ schließen Sie den Client vollständig.

Cloud-Steuerberater

Was bedeutet es für Sie mit Steuerberatern in der Cloud zusammen zu arbeiten? Mit der Cloud („Wolke“) nutzen Sie Software nicht inhouse sondern auf einer externen Plattform. Der Vorteil für Sie besteht darin, dass Sie sich nicht um die Pflege der Hard- und Software kümmern müssen. Da viele Mandanten gemeinsam mit Ihnen – in datenschutzkonform abgeschirmten Bereichen – diese Lösung einsetzen können die Kostenvorteile an Sie weiter gegeben werden. Weitere Informationen erhalten zum Thema Cloud finden Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/Cloud-Computing.

CMS

Hinter der Abkürzung CMS steht ein Content Management System. Unternehmensinhalte (Content) können erstellt, bearbeitet und verwaltet werden und stehen dabei vielen Anwendern gleichzeitig zur Verfügung. Verschiedene Zugriffsrechte regeln unter anderem aus Datenschutzerfordernissen die Berechtigungen der einzelnen Anwender.

Datenschutz

Als Angehörige des steuerberatenden Berufes haben wir eine besondere Affinität zu den Themen Datenschutz und Sicherheitskonzepten. Daher haben wir über SSL-Zertifikate Teile der Internetpräsenz, die persönliche Daten abfragen als auch das System, auf denen Ihre Dokumente liegen geschützt. Selbstverständlich werden dabei keine Ihrer Daten auf Serveranlagen außerhalb Deutschlands ausgelagert. Alle von uns und unseren Drittdienstleistern genutzte Server stehen innerhalb Deutschland. Die Buchhaltung selber als auch die Steuererklärungen werden mit den Anwendungen des Marktführers DATEV eG bearbeitet, der mit seinen ausgefeilten mehrstufigen Sicherheitskonzepten für eine sehr hohe Datensicherheit sorgt.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ein Dokumentenmanagementsystem bezeichnet die Ablage von elektronischen Dokumenten in einer Datenbank. Während der User bei einer herkömmlichen Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem bei der Suche nach Dokumenten nur auf Dateiattribute wie Dateiname, Dateiformat oder Größe zugreifen kann, wird die Suche in einem Dokumentenmanagementsystem um den Dateiinhalt erweitert. Üblicherweise können der elektronischen Datei über sogenannte META-Daten weitere Informationen hinzugefügt werden, die wiederum als Suchkriterium oder für den Datenexport genutzt werden können. Die META-Daten reichern die Datei unabhängig vom Inhalt mit weiteren Informationen an, sie sind der Datei „angeheftet“ ohne den Inhalt des elektronischen Dokuments zu verändern. In die META-Daten könnten Felder wie Rechnungs-, Lieferanten- oder Kundenummern oder das Datum der Bezahlung einer Rechnung aufgenommen werden. In unserem DMS werden die META-Daten durch sogenannte Stempel bereitgestellt. Es können Stempel mit frei definierbaren Feldern erzeugt werden. Die Felder können im Anschluss bei der Bearbeitung der Datei durch einen Klick auf den entsprechenden Text gefüllt werden, sogenanntes Klick-Füllen, sowie händisch als auch automatisch aus anderen Datenbanken gefüllt werden.

Ersetzendes Scannen

Bei der Zusammenarbeit mit den Cloud-Steuerberatern stellt sich regelmäßig die Frage, ob ein Unternehmen, das Belege einscannt und elektronisch weiterverarbeitet, die Originale (Papierbelege) vernichten darf.

Das ersetzende Scannen setzt eine Dokumentation der Arbeits- und Scan-Prozesse sowie eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der digitalisierten Belege in Ihrem Betrieb voraus, um Manipulationen auszuschließen. Sofern man das Verfahren des Ersetzenden Scannens also einsetzt, ist die Vernichtung der Papierbelege grundsätzlich möglich.

Die Finanzverwaltung tut sich mit dieser modernen und umweltfreundlichen Arbeitsweise derzeit noch sehr schwer. Auch liegen noch keine detaillierten Erfahrungen vor, wie die Gerichte mit dem Ersetzenden Scannen umgehen. Seitens der DATEV eG wurde eine Studie in Auftrag gegeben, die dem aber bei sauberen Verfahrensketten positiv gegenüber steht. Hintergrundinformationen können Sie dazu hier finden:

Wir empfehlen darüber hinaus beim Ersetzenden Scannen als Organisations-Grundlage die Musterverfahrensdokumentation des Deutschen Steuerberaterverbandes und der Bundessteuerberaterkammer.

PDF/A

Bei dem Format PDF/A als Nachfolger des Bildformats TIFF handelt es sich um ein digitales Standard-Format (ISO) zur Speicherung von gescannten Belegen und Dokumenten. Es wird vor allem bei Langzeitarchivierungen eingesetzt.

Weitere Hintergrundinformationen können Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/PDF/A abrufen.

Rechtssichere Archivierung

Selbst wenn wir unser System so ausgerichtet haben, dass eine rechtssichere Archivierung dem Grunde nach möglich ist, so kann Ihnen die reine Nutzung des Systems alleine noch keine Rechtssicherheit bieten. Es kommt stets auf die individuelle Art und Weise der Nutzung und eine laufend aktualisierte Verfahrensdokumentation an. Diese hilft Ihnen als Nachweis, dass die entsprechenden Gesetzesnormen eingehalten wurden.

In einer solchen Verfahrensdokumentation werden Prozesse definiert, die Art und Weise der Ablage aufgezeigt, Möglichkeiten zur Recherche wieder gegeben, als auch auf Sicherheitsmechanismen eingegangen. Im tatsächlichen Einsatz, der Kombination aus unserer und Ihrer Technik, der Verfahrensdokumentation, den Prozessen und Workflows und schlussendlich dem Anwender kann die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben überprüft werden. Eine allgemeingültige rechtssichere Archivierung gibt es daher nicht.

Sofern Sie durch die Organisation und technischen Mittel rechtssicher Archivieren bedeutet dieses unter anderem unter den Gesichtspunkten der Einhaltung der Regelungen des HGB´s als auch des Steuerrechtes. Die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sind hier die prägenden Faktoren im steuerlichen Bereich.

Wir als Ihre Steuerberater bieten Ihnen also mit unserem System ein Werkzeug als Grundlage einer möglichen rechtssicheren Archivierung. Gerne arbeiten wir hier mit Ihrem Wirtschaftsprüfer zusammen. Sofern aus dessen Sicht individuelle Änderungen an unserem System notwendig sind, werden wir deren Umsetzung gerne für Sie prüfen.

Revisionssichere Archivierung

In der Praxis wird heftig über die Unterschiede zwischen rechtssicherer und revisionssicherer Archivierung gestritten. Grundsätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung wurden vom Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. wie folgt definiert:

  1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
  2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
  3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
  4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
  5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
  6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
  7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden
  8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
  9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
  10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein

Mehr zu diesem Thema finden Sie auf Wikipedia.

Scannen

Über das Scannen wandeln Sie analoge Belege (Papier) in ein digitales Format (Datei) um. Unter Verwendung eines Langzeitarchiv-Formates (z.B. PDF/A) können Sie Archiv- und Recherchefunktionen besser umsetzen.

Empfehlenswert sind beispielsweise die Scanner der Firma Fujitsu (z.B. ScanSnap ix500) die beidseitige Dokumente erkennen, auf Wunsch Farbe darstellen und auch Größen- und Formkorrekturen weitestgehend automatisiert vornehmen. Die Mindestgrößeneinstellung sollte dabei bei 300dpi liegen.

In unserem Partnerverzeichnis finden Sie geeignete Dienstleister, die Ihnen alternativ gegen Gebühr die Scanarbeit abnehmen. Dieses ist gerade für größere Belegvolumina empfehlenswert oder bei Aufarbeitungen mehrerer Jahre vorteilhaft.

Beachten Sie, dass Papierbelege durch das Scannen nicht automatisch vernichtet werden dürfen. Einige Belege benötigt das Finanzamt auch im Original (u.a. Steuerbescheinigungen und Spendenbelege). Näheres erfahren Sie unter dem Stichwort „Ersetzendes Scannen“.

Unser Zusatzservice: Gegen Kaution stellen wir Ihnen bei Bedarf einen geeigneten Scanner zur Verfügung.

Sicherheit

siehe Datenschutz

SSL / TLS

Das Thema Sicherheit im Internet ist seit geraumer Zeit verstärkt in den Medien zu finden. Die Bundesregierung informiert mit verschiedenen Initiativen u.a. über das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zu dieser Thematik.

Hintergrund ist, dass die Nutzung des Internets oft vollständig unverschlüsselt stattfindet. Sie erkennen das beispielsweise am eingesetzten HTTP Protokoll. Vergleichen Sie dieses mit dem Versand einer Postkarte – frei für jeden zu lesen.

Um die Sicherheit der von Ihnen eingegebenen Daten zu gewährleisten kann die gesamte Kommunikation zu einer bestimmten Internet-Adresse verschlüsselt werden. Über gängige Verschlüsselungsmethoden SSL (Secure Sockets Layer) oder auch in der aktuellen Form TLS (Transport Layer Security) genannt, sichern Sie die Kommunikation ab. Weitere Informationen finden Sie unter http://de.wikipedia.org/wiki/Transport_Layer_Security

Gut zu wissen: Die Kommunikation zwischen dem Client, den die Cloud-Steuerberater Ihnen zur Verfügung stellen und dem Server ist grundsätzlich immer verschlüsselt. Auch sensible Eingaben, die über unsere Homepage von Ihnen getätigt werden, sichern wir so für Sie ab.

Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV)

Die Steuerberatervergütungsverordnung regelt die Vergütung des steuerberatenden Berufes. Nach Inkrafttreten am 01. April 1982 (damals noch Steuerberatergebührenverordnung StBGebV bezeichnet) wurde sie mehrfach geändert, zuletzt am 11. Dezember 2012.

Unsere Honorarrechner sind so konzipiert worden, dass die Grundlagen der StBVV eingehalten. Grundsätzlich sind aber manuelle Überprüfungen Ihrer Anfragen durch uns zwingend notwendig. Bitte haben Sie daher Verständnis, dass Sie nicht auf Grund Ihrer Eingaben eine sofortige Online-Zusage direkt nach Ihrer Anfrage erhalten können. Wir melden uns nach Erhalt Ihrer Daten aber umgehend bei Ihnen und sind uns sicher Ihnen ein faires Preis-/Leistungsverhältnis bieten zu können.

Versionierung

Vor dem Hintergrund einer Rechts- bzw. Revisionssicherheit (Verlinkung auf die Themen) werden hinterlegte Dateien von uns versioniert. Das bedeutet, dass die Dateien nicht mehr überschrieben werden, sondern über (höhere) Versionsnummern eine eigene Zuordnung erfahren. Über die Versionsnummern des Dokumentes sind Sie jederzeit in der Lage nachzuvollziehen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt für eine Änderung an dem Dokument verantwortlich war. Dritten gegenüber können Sie so auch nachweisen, welche Informationen zu einem früheren Zeitpunkt in dem Dokument enthalten waren.

Virtueller Drucker

Ein wesentlicher Vorteil der Zusammenarbeit mit den Cloud-Steuerberatern ist es mit digitalen Dateien zu arbeiten; Papierdokumente entfallen dabei weitestgehend.

Für den Direktdruck, z.B. aus Ihren Anwendungen heraus, wird mit der Installation unseres Clients automatisch ein virtueller Drucker installiert.

Dieser erzeugt aus dem Druckbild eine Datei. Beispielsweise im PDF/A-Format.

Ihr Vorteil: Gleichzeitig mit dem virtuellen Druck können Sie beispielsweise für den herkömmlichen Postversand einen Druck auf Ihren regulären Druckern erzeugen oder direkt einen Anhang zum Versand als email erzeugen.

Volltextsuche

Sie kennen Suchfunktionen aus Ihrer bisherigen Ordnerstruktur am PC. Auf Grund der vergebenen Dateinamen können Sie Dateien suchen. Diese Form der Recherche ist nicht immer zielführend, da aus Gründen der Übersichtlichkeit der Dateiname verkürzt ist und Inhalte daher nur mit relativ exakten Begriffen gefunden werden.

Die Cloud-Steuerberater haben sich diesem Problem angenommen und bieten Ihnen ein System, welches über die Recherchemöglichkeit in einer Volltextdatenbank Dateien innerhalb von Sekunden wiederfinden kann.

Dazu erkennt die Suchfunktion aus hunderten Dateiformaten, gescannten Belegen, eMails und deren Anhängen die Textinhalte und liefert zielgerechte Ergebnisse. Ein weiterer wesentlicher Vorteil mit uns zusammen zu arbeiten!

Starten Sie bei geöffnetem Client die Suchfunkton mit STRG + ALT + A aus jeder beliebigen Anwendung heraus. Innerhalb des Clients selber können Sie neben dem Suchfenster auch STRG + F oder F3 nutzen. Mit einem Wildcard-Symbol (*) können Sie weitläufigere Suchen starten. Mit „ Steuer* “ finden Sie beispielsweise auch den Suchbegriff „Steuerberater“. Hier die gängigen Suchparameter:

Steuerberater Cloud Sucht jeweils die Begriffe „Steuerberater“ und „Cloud“
„Cloud Steuerberater“ Sucht beide Begriffe direkt nebeneinander
Steuer* Sucht alle Begriffe, die mit Steuer als Begriff beginnen, z.B. Steuererstattung
*berater Sucht alle Begriffe, die mit „berater“ enden, z.B. Unternehmensberater
ACHTUNG: Diese Suche weist eine deutlich langsamere Suchgeschwindigkeit auf

Workflow

Als Workflow verstehen wir die Definition von Geschäftsprozessen in Form einer Kette von Funktionen oder Diensten (z.B. Dokumentbearbeitung, Rechnungsfreigabe oder Wiedervorlage).

Über digitale Stempel bieten wir unseren Mandanten individuell für ihr Unternehmen erstellbare Workflows, so dass Sie nicht auf eine fixe Workflow-Struktur zugreifen müssen. Sofern Sie ihr Unternehmen in unserem System vollumfänglich abbilden möchten, empfiehlt es sich hier einige Zeit einzuplanen, um Ihre individuellen Workflows vorab ermitteln und planen zu können, bevor diese implementiert werden. Unser Partnerunternehmen amagno kann Ihnen bedarfsweise Unterstützung über Workshops und Individualanpassungen der Prozesse bieten. Sie finden die aktuellen Kontaktdaten auf der Partnerseite unserer Homepage.